De verborgen kosten van het Saas-tijdperk

Onnodige Saas-kosten

Door de pandemie en de opkomst van het hybride werken, is de vraag naar digitale tools door het dak gegaan. In de afgelopen 7 jaar is de Saas industrie 500% gegroeid en wereldwijd is in 2022 meer dan een biljoen dollar gespendeerd aan cloudtools.(FinanceOnline) Saas-tools zijn niet langer meer nice-to-haves om nieuwe technologieën uit te proberen. Het is uitgegroeid een kernonderdeel van onze werkzaamheden. Geen verrassing dus, dat met het nieuwe digitale hybride werken er meer en meer wordt geinvesteerd in tools voor betere samenwerking, communicatie en het optimaliseren van processen.

Door het groeiende aantal software oplossingen binnen de organisatie, beginnen toch steeds meer bedrijven de controle te verliezen over het digitale ecosysteem. De logge monolitische software suite heeft plaats gemaakt voor een gigantische verzameling van services en integraties. Uit de statistieken blijkt dat de kosten voor softwarediensten, zijn uit gegroeid tot de grootste uitgavepost, op de salariskosten na. In tegenstelling tot salaris is er vaak geen gecentraliseerd systeem om deze kosten te managen. En deze digitale chaos leidt vaak tot onnodig verspilling. Gemiddeld genomen is 30% van deze kosten onnodig.  (Cledara) Dit komt door automatisch doorlopende abonnementen van ongebruikte tools en verborgen kosten die later opspelen zoals betaalde tokens, in-app aankopen of koppelingen. Deze onvoorziene kosten, verspilling en gebrek aan overzicht maken het huidige Saas-landschap tot een risicovolle kostenpost. Organisaties hebben baat bij een gecentraliseerde oplossing om meer controle te krijgen op de software kosten.

Toggle Tax

Het complexe werkveld van digitale middelen heeft ook een andere verborgen kostenpost. Namelijk de ’toggle tax’, oftewel de tijd die verloren gaat door het schakelen tussen apps. Het lijkt dat dat niet zoveel invloed kan hebben, maar onopgemerkt is dit een steeds grotere bron van verspilling van menselijk kapitaal. Als een gebruiker switcht van de ene app naar de andere, kost dat technisch gezien een of twee klikken. Maar er schuilt meer achter. Er is ook nog enige tijd nodig om aan te passen. Zo brengt bijvoorbeeld de overgang van e-mail naar een spreadsheet de werknemer in een compleet andere context  wat betreft interfaces, lay-out en doeleinden. Dat het enkele seconden duurt voordat ze weer focus hebben.  Het duurt dus enige tijd voordat iemand op een nieuwe platform met uw verwachte taak kunt beginnen.

Dit gaat om secondes per switch, maar gemiddeld schakelt een werknemer zo’n 1.200 keer tussen apps en tabbladen. Onderzoekers hebben gemeten dat een werknemer hier zo’n 9% aan productieve werktijd door inlevert. Dat zijn 32 dagen op een jaar! Dit is slechts een gemiddelde, er zijn situaties waargenomen waar de hoeveelheid handelingen en applicaties medewerkers tot 3600 keer op een dag laten switchen. (Harvard Business Review)

Contextverandering, of springen tussen taken, is een bewezen belastend proces vanuit psychologisch en neurologisch oogpunt. Het simpelweg heen en weer schakelen tussen twee toepassingen is zo belastend voor de hersenen, dat het cortisolgehalte stijgt en de productiviteit en concentratie afneemt. Hoe groter de hoeveelheid applicaties en applicaties hoe groter de kans op mentale en emotionele klachten.

Digital Fatigue

Recent onderzoek wijst uit dat er een grote shift heeft plaatsgevonden in de ervaring van bedrijfssoftware. Gedurende de pandemie in 2021 gaven 60% van ondervraagde werknemers aan dat software op werk bevorderlijk was en 30% gaf aan dat de software een vermoeiende uitwerking op ze heeft. Grotendeels is deze uitkomst toe te wijzen aan de noodzaak van software door de disruptieve aard van de pandemie. Nu de restricties voor Covid zijn geweken, blijkt namelijk dat de bevordelijkheid van software is gehalveerd en de digitale vermoeidheid is verdubbeld! (Infosys) Kortom, de huidige digitale werkwijze en de hoeveelheid software die we hebben geimplementeerd put ons langzaam uit.

Daarbij speelt ook mee dat ons leven buiten werk ook steeds digitaler wordt. Uit een onderzoek van Deloitte blijkt dat 32% van de consumenten zich overweldigd voelt door de hoeveelheid technologie en dit neemt toe, naarmate het aantal devices of digitale subscriptions toeneemt. Dit aandeel is groter onder het aantal volwassenen dat uit huis werkt. Dit gegeven is minder onschuldig dan het lijkt en zeker niet te onderschatten als het gaat om welzijn van werknemers. (Deloitte)

Digital Fatigue is een sluimerend probleem met grote gevolgen. Het is bekend dat werknemers last kunnen krijgen van hun zicht door het kijken naar een scherm, last krijgen van hun lichaam door het vele zitten en steeds meer vermoeidheidsklachten en concentratieproblemen krijgen. Een overweldigend digitaal werklandschap met veel frictie vergroot de kans dat werknemers op uitvallen door fysieke en/of mentale complicaties als gevolg van digital fatigue enorm.

De toekomst

Saas-software is bijzonder voordelig geweest, omdat het ons in staat stelt onze manier van werken snel aan te passen in onvoorspelbare situaties zoals de pandemie. Toch is het resultaat geen houdbare situatie. Het digitale landschap wordt onoverzichtelijk, met als onnodige kosten als gevolg. Daarnaast zo’n complexe digitale werkomgeving niet bevordelijk voor de productiviteit en welzijn van de werknemers. Toch is teruggaan naar de oude logge monolithische systemen ook geen optie. Hoe kunnen we een duurzame oplossing bedenken

Op de korte termijn is het van belang dat we op een nieuwe manier gaan kijken naar onze digitale werkomgeving. Software moet worden geïntegreerd op een manier die voor werknemers intuïtief en natuurlijk te gebruiken is. Het is belangrijk daarbij te bekijken hoe toepassingen kunnen samenwerken, bij voorkeur in één enkele interface. De oplossing ligt in het creëren van een gestroomlijnde werkomgeving met één interface en één ecosysteem. Dit is een aanpak die zich richt op het koppelen van verschillende stukken software in een geïntegreerd systeem dat dezelfde look en feel heeft, ongeacht de bron. In zo’n omgeving hebben werknemers en klanten toegang tot hun informatie zonder te hoeven schakelen tussen verschillende toepassingen of tabbladen.

Op langere termijn moeten we toewerken naar wat bekend staat als ‘composable applications‘. Dit houdt in dat complexe toepassingen worden opgesplitst in kleinere componenten, modules of diensten die kunnen worden gecombineerd. Op die manier vormen ze samen een geïntegreerd applicatielandschap waarbij je niet hoeft te switchen. Losse externe Saas-tools maken plaats eigen softwaremodules die een bedrijfs- of klantdoel vertegenwoordigen. Zo hebben bedrijven alles in eigen beheer en is het mogelijk om zelf snel te schakelen in een veranderlijke branche.

---

De toekomst van software ligt in het creëren van een meer verenigde en naadloze ervaring met geavanceerde samengestelde toepassingen, in plaats van te vertrouwen op meerdere geïsoleerde systemen. Op die manier kunnen we digitale vermoeidheid minimaliseren, de efficiëntie verhogen en het welzijn van werknemers waarbogen. Zo kunnen we op een duurzame manier vooruitgang blijven boeken in de voortdurende evolutie van de markt.